招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)簽訂招標(biāo)委托合同管理要點(diǎn)
招標(biāo)人與被委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)簽訂書面委托合同是《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》(以下簡稱《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》)的法定要求,《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》(以下簡稱《招標(biāo)投標(biāo)法》)亦規(guī)定招標(biāo)人有權(quán)自行選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu),招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)人委托的范圍內(nèi)辦理招標(biāo)事宜。但實(shí)踐中招標(biāo)人選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)受到不當(dāng)干預(yù),以及招標(biāo)委托合同委托范圍不明確、權(quán)利義務(wù)不合法等問題屢見不鮮,并有可能引發(fā)招標(biāo)合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)。因此,招標(biāo)人與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分重視招標(biāo)委托合同質(zhì)量,加強(qiáng)合同簽訂管理和合同要素管理,從而有效控制招標(biāo)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),保證招標(biāo)項(xiàng)目順利實(shí)施。
一、問題的提出
【案例1】
某央企集團(tuán)公司委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)實(shí)施工程建設(shè)項(xiàng)目施工總承包招標(biāo),雙方訂立的招標(biāo)委托合同未明確約定中標(biāo)通知書的簽發(fā)主體。評標(biāo)結(jié)果公示期屆滿后,招標(biāo)人的經(jīng)辦人員通知招標(biāo)代理機(jī)構(gòu),招標(biāo)人已確定第一中標(biāo)候選人中標(biāo)。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)遂于當(dāng)日向中標(biāo)人發(fā)出了中標(biāo)通知書。但招標(biāo)人某領(lǐng)導(dǎo)嗣后否認(rèn)授權(quán)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)發(fā)出中標(biāo)通知書,聲稱中標(biāo)通知書無效,并要求招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)撤銷中標(biāo)通知書。中標(biāo)人則認(rèn)為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)無權(quán)撤銷中標(biāo)通知書,拒絕放棄中標(biāo)項(xiàng)目,且要求與招標(biāo)人在法定期限內(nèi)簽訂中標(biāo)合同。
【分析】
1.本案例中,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)事實(shí)上構(gòu)成表見代理,即招標(biāo)人雖然沒有明確授權(quán)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)發(fā)出中標(biāo)通知書,但招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)具有代理權(quán)的權(quán)利外觀,且中標(biāo)人作為善意第三人,有理由相信招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)發(fā)出的中標(biāo)通知書是招標(biāo)人的真實(shí)意思表示。根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》的相關(guān)規(guī)定,中標(biāo)通知書發(fā)出后,具有法律效力,招標(biāo)人不得變更中標(biāo)結(jié)果。因此,招標(biāo)人要求招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)撤銷中標(biāo)通知書于法無據(jù)。
2.本案例屬于典型的招標(biāo)委托合同管理失當(dāng),合同委托范圍和權(quán)利義務(wù)約定不明確,引發(fā)的爭議和風(fēng)險(xiǎn)值得深入思考。
【案例2】
某國有企業(yè)委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)實(shí)施工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo),雙方訂立的招標(biāo)委托合同中約定:評標(biāo)結(jié)束后,公開招標(biāo)的項(xiàng)目評標(biāo)結(jié)果進(jìn)行公示,邀請招標(biāo)的項(xiàng)目評標(biāo)結(jié)果不進(jìn)行公示。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在組織完成該工程項(xiàng)目某專業(yè)設(shè)備邀請?jiān)u標(biāo)后,未依法對評標(biāo)結(jié)果進(jìn)行公示。行政監(jiān)督部門接到某投標(biāo)人投訴后,對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行了行政處罰,責(zé)令其限期改正并予以警告。
【分析】
1.本案例中,招標(biāo)委托合同中“邀請招標(biāo)的項(xiàng)目評標(biāo)結(jié)果不進(jìn)行公示”的內(nèi)容違反了《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》第五十四條“依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目,招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)自收到評標(biāo)報(bào)告之日起3日內(nèi)公示中標(biāo)候選人,公示期不得少于3日。”的規(guī)定,屬于無效約定。
2.本案例亦屬于典型的招標(biāo)委托合同管理失當(dāng)。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)雖然沒有違約,但違反了法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定,理應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
【問題】
招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)如何妥善管理招標(biāo)委托合同?
二、法律法規(guī)關(guān)于招標(biāo)委托合同的相關(guān)規(guī)定
1.《招標(biāo)投標(biāo)法》關(guān)于招標(biāo)委托合同的規(guī)定
第十二條招標(biāo)人有權(quán)自行選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu),委托其辦理招標(biāo)事宜。任何單位和個(gè)人不得以任何方式為招標(biāo)人指定招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。
第十三條招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是依法設(shè)立、從事招標(biāo)代理業(yè)務(wù)并提供相關(guān)服務(wù)的社會中介組織。
招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備下列條件:
(一)有從事招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的營業(yè)場所和相應(yīng)資金;
(二)有能夠編制招標(biāo)文件和組織評標(biāo)的相應(yīng)專業(yè)力量;
第十五條招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)人委托的范圍內(nèi)辦理招標(biāo)事宜,并遵守本法關(guān)于招標(biāo)人的規(guī)定。
2.《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》關(guān)于招標(biāo)委托合同的規(guī)定
第十四條 招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)與被委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)簽訂書面委托合同,合同約定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定。
上述法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定表明,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)從事招標(biāo)代理業(yè)務(wù),除自身應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的營業(yè)場所、資金和專業(yè)力量外,其與招標(biāo)人簽訂書面招標(biāo)委托合同亦是一項(xiàng)重要的法定要求。
招標(biāo)委托合同屬于《中華人民共和國合同法》(以下簡稱《合同法》)規(guī)定的委托合同,招標(biāo)人是委托人,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是受托人。受托人應(yīng)當(dāng)在委托人委托的范圍內(nèi)辦理招標(biāo)事項(xiàng),受托人超越權(quán)限給委托人造成損失的,應(yīng)當(dāng)賠償損失。因此,招標(biāo)人與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在招標(biāo)委托合同中約定明確的委托范圍并加強(qiáng)履約管理,對于保證招標(biāo)工作質(zhì)量、防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)至關(guān)重要。
三、招標(biāo)委托合同管理要點(diǎn)
招標(biāo)委托合同管理可以分為合同訂立管理和合同要素管理兩個(gè)方面。招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)只有注重合同訂立過程的合法性和完善性,并且對合同要素進(jìn)行科學(xué)有效的管理,才能控制招標(biāo)工作的質(zhì)量,保證招標(biāo)項(xiàng)目的順利實(shí)施。
1.招標(biāo)委托合同訂立管理
招標(biāo)人與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)訂立招標(biāo)委托合同的過程也可以視為招標(biāo)人采購招標(biāo)代理服務(wù)的過程。為實(shí)現(xiàn)采購服務(wù)的范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量目標(biāo),招標(biāo)人首先應(yīng)當(dāng)科學(xué)制定采購方案,并在采購方案實(shí)施過程中依法規(guī)范操作,有效控制合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)。招標(biāo)委托合同訂立的管理要點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面:
(1)采購方式的選擇
招標(biāo)委托代理服務(wù)不屬于依法必須進(jìn)行招標(biāo)的工程建設(shè)項(xiàng)目范圍,因此招標(biāo)人既可以采用招標(biāo)方式,也可以采用直接委托方式選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》第十二條之規(guī)定,任何單位和個(gè)人不得以任何方式為招標(biāo)人指定招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。實(shí)踐中,一些地方行政監(jiān)督部門或強(qiáng)制招標(biāo)人采用招標(biāo)方式選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu),或規(guī)定招標(biāo)人采用抽簽、搖號等方式確定招標(biāo)代理機(jī)構(gòu),這些做法于法無據(jù),應(yīng)予糾正。
(2)評標(biāo)方法的選擇
如果招標(biāo)人自愿通過招標(biāo)方式選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu),評標(biāo)方法應(yīng)當(dāng)采用綜合評估法。招標(biāo)代理服務(wù)屬于工程咨詢服務(wù),是無形的智力勞動,其質(zhì)量的重要性遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于價(jià)格。因此,招標(biāo)代理服務(wù)招標(biāo)的評標(biāo)方法應(yīng)當(dāng)采用綜合評估法,并且將服務(wù)團(tuán)隊(duì)和人員的經(jīng)驗(yàn)、能力以及服務(wù)方案的質(zhì)量作為主要評價(jià)因素,價(jià)格作為次要評價(jià)因素,并合理設(shè)定評價(jià)權(quán)重。
(3)招標(biāo)代理服務(wù)費(fèi)的確定
招標(biāo)代理服務(wù)費(fèi)目前已完全市場化?!秶野l(fā)展改革委關(guān)于進(jìn)一步放開建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)服務(wù)價(jià)格的通知》(發(fā)改價(jià)格〔2015〕299號)中指出:“為貫徹落實(shí)黨的十八屆三中全會精神,按照國務(wù)院部署,充分發(fā)揮市場在資源配置中的決定性作用,決定進(jìn)一步放開建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)服務(wù)價(jià)格。”明確全面放開包括招標(biāo)代理服務(wù)費(fèi)在內(nèi)的實(shí)行政府指導(dǎo)價(jià)管理的建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)服務(wù)價(jià)格,實(shí)行市場調(diào)節(jié)價(jià)。原國家計(jì)委1980號文規(guī)定的招標(biāo)代理服務(wù)費(fèi)政府指導(dǎo)價(jià)隨之廢止。因此,如果招標(biāo)人直接委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu),雙方可以自行商定取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);如果招標(biāo)人通過招標(biāo)選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu),則應(yīng)當(dāng)允許投標(biāo)人自由競價(jià)。但是在實(shí)踐中,有招標(biāo)人在招標(biāo)文件中強(qiáng)制要求投標(biāo)人按照原國家計(jì)委1980號文規(guī)定的招標(biāo)代理服務(wù)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)價(jià),或者直接將該收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)確定為最低投標(biāo)限價(jià),違反了招標(biāo)代理服務(wù)費(fèi)市場化的原則,應(yīng)當(dāng)及時(shí)改正。
(4)招標(biāo)委托合同文本的適用
使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的優(yōu)越性在于可以提高締結(jié)合同的效率,節(jié)約交易成本,亦有利于合同雙方控制合同風(fēng)險(xiǎn)。
目前,全國性的招標(biāo)委托合同標(biāo)準(zhǔn)文本僅有住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部與國家工商行政管理總局于2005年聯(lián)合頒發(fā)的《建設(shè)工程招標(biāo)代理合同(示范文本)》(GF-2005-0215)(以下簡稱《示范文本》)。凡在中華人民共和國境內(nèi)開展工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的,簽訂工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理合同時(shí),應(yīng)當(dāng)采用《示范文本》訂立合同。其他項(xiàng)目的招標(biāo)代理業(yè)務(wù),也可以參照使用《示范文本》。
2.招標(biāo)委托合同要素管理
合同要素即合同的主要內(nèi)容和條款。招標(biāo)委托合同的合同要素主要包括工作范圍與權(quán)利義務(wù)管理、服務(wù)團(tuán)隊(duì)與人員管理、服務(wù)方案與進(jìn)度管理、代理服務(wù)費(fèi)管理、信息與檔案管理、廉潔管理、違約管理等。
(1)工作范圍與權(quán)利義務(wù)管理
①委托范圍明確
《招標(biāo)投標(biāo)法》第十五條規(guī)定招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)人委托的范圍內(nèi)辦理招標(biāo)事宜。因此,合同雙方應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)委托合同中明確約定委托工作范圍以及委托期限,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)不得超越委托范圍及期限辦理招標(biāo)事宜,否則應(yīng)當(dāng)承擔(dān)違約責(zé)任。
②權(quán)利義務(wù)合法
招標(biāo)委托合同屬于《合同法》規(guī)定的委托合同,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)接受招標(biāo)人委托,在合同授權(quán)和法律規(guī)定的范圍內(nèi)行使權(quán)利、履行義務(wù)。招標(biāo)工作需要由招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)共同合作完成,因此,雙方應(yīng)當(dāng)共同遵守《招標(biāo)投標(biāo)法》《合同法》等相關(guān)法律規(guī)范,雙方約定的權(quán)利義務(wù)不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。對于招標(biāo)人提出的違法要求,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)拒絕。
此外,《合同法》第三百九十九條規(guī)定:“受托人應(yīng)當(dāng)按照委托人的指示處理委托事務(wù)。需要變更委托人指示的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)委托人同意;因情況緊急,難以和委托人取得聯(lián)系的,受托人應(yīng)當(dāng)妥善處理委托事務(wù),但事后應(yīng)當(dāng)將該情況及時(shí)報(bào)告委托人。”第四百零一條規(guī)定:“受托人應(yīng)當(dāng)按照委托人的要求,報(bào)告委托事務(wù)的處理情況。委托合同終止時(shí),受托人應(yīng)當(dāng)報(bào)告委托事務(wù)的結(jié)果”。因此,招標(biāo)人與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)委托合同中約定招標(biāo)事宜的招標(biāo)人授權(quán)批準(zhǔn)程序,以及招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的報(bào)告程序。尤其對招投標(biāo)流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和重要環(huán)節(jié),例如招標(biāo)文件的批準(zhǔn)、評標(biāo)結(jié)果的報(bào)告、中標(biāo)通知書的簽發(fā)、異議投訴的受理等,雙方在合同中需約定具體的責(zé)任人和操作流程。為保證依合同約定如期、全面完成各自承擔(dān)的工作,合同雙方應(yīng)當(dāng)通過設(shè)定權(quán)利義務(wù)將工作任務(wù)進(jìn)行合理分解。
(2)服務(wù)團(tuán)隊(duì)與人員管理
服務(wù)團(tuán)隊(duì)與人員是招標(biāo)委托合同的核心要素。服務(wù)團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)合理性、穩(wěn)定性,以及服務(wù)人員的專業(yè)性、職業(yè)操守對于招標(biāo)服務(wù)的質(zhì)量,甚至招標(biāo)項(xiàng)目的成敗至關(guān)重要。
招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)委托合同中約定具有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和能力的人員,例如具有招標(biāo)師資格證書的人員,擔(dān)任招標(biāo)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人,并根據(jù)工作任務(wù)分解合理選配輔助人員,組成服務(wù)團(tuán)隊(duì)。鑒于服務(wù)團(tuán)隊(duì)與人員保持穩(wěn)定的重要性,招標(biāo)委托合同通常約定:未經(jīng)招標(biāo)人同意,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)不得任意更換項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其他主要輔助人員;如果服務(wù)團(tuán)隊(duì)的人員不能達(dá)到履行合同的要求,招標(biāo)人有權(quán)要求招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)更換人員。
(3)服務(wù)方案與進(jìn)度管理
服務(wù)方案是招標(biāo)的總體計(jì)劃,其核心即為控制招標(biāo)進(jìn)度,并服從于工程項(xiàng)目的整體進(jìn)度。如果招標(biāo)工作處于工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的關(guān)鍵路徑上,成為項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的關(guān)鍵工作,例如主體工程或者主要工藝設(shè)備的招標(biāo)工作,則招標(biāo)工作進(jìn)度對工程項(xiàng)目的總工期將產(chǎn)生直接影響。因此,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程項(xiàng)目的總體進(jìn)度計(jì)劃擬定招標(biāo)委托合同中的服務(wù)方案,并根據(jù)招投標(biāo)流程和工作內(nèi)容,結(jié)合法定時(shí)限的要求,一并擬定招標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃。
(4)代理服務(wù)費(fèi)管理
招標(biāo)代理服務(wù)費(fèi)原則上應(yīng)當(dāng)誰委托,誰付費(fèi),即招標(biāo)委托合同約定由招標(biāo)人支付服務(wù)費(fèi),可以保證業(yè)務(wù)流與資金流的一致性。如果招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)達(dá)成一致,服務(wù)費(fèi)向中標(biāo)人收取,則雙方應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)委托合同以及招標(biāo)文件中進(jìn)行明確約定。這一做法屬于《合同法》規(guī)定的第三方代為履行債務(wù),因此亦需要取得代為履行債務(wù)的第三方,即投標(biāo)人的同意。
招標(biāo)工作存在招標(biāo)失敗的風(fēng)險(xiǎn),例如發(fā)生投標(biāo)人不足3個(gè),或者所有投標(biāo)人都不能滿足招標(biāo)要求等情形,不能產(chǎn)生中標(biāo)人,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)可能無法依據(jù)中標(biāo)金額為基準(zhǔn)收取招標(biāo)服務(wù)費(fèi)。因此招標(biāo)委托合同可以約定如果招標(biāo)失敗,招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)補(bǔ)償招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)實(shí)際發(fā)生的、用于完成招標(biāo)工作的直接費(fèi)用。
(5)信息與檔案管理
招標(biāo)信息與檔案管理應(yīng)當(dāng)滿足招標(biāo)項(xiàng)目后期的審計(jì)和檢查要求,以及行政監(jiān)督部門的監(jiān)管要求。招標(biāo)工作的所有數(shù)據(jù)信息和檔案的所有權(quán)屬于招標(biāo)人,為便于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)開展招標(biāo)工作,招標(biāo)信息與檔案可以由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)代管。因此,招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)委托合同中約定信息與檔案管理的具體分工,以及信息與檔案交接的授權(quán)和程序。此外,依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)依法對社會公示招標(biāo)信息,招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)亦應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)委托合同中約定需依法公示信息的渠道和審核流程。
(6)廉潔管理
廉潔承諾屬于行業(yè)及企業(yè)自律,招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)可以在招標(biāo)委托合同中約定廉潔條款,例如:為達(dá)成及履行本合同,雙方及其關(guān)聯(lián)方的董事、管理人員、雇員、代理人或顧問不曾也不會違反任何相關(guān)的法律法規(guī),向任何政府官員、本合同對方、任何相關(guān)第三方及其關(guān)聯(lián)方的董事、管理人員、雇員、代理人或者顧問在內(nèi)的任何有關(guān)人員直接或間接地提供資金、禮品或其他任何有價(jià)物品、服務(wù),或者從事任何其他賄賂行為。
(7)違約管理
為保證招標(biāo)委托合同的嚴(yán)肅性,加強(qiáng)合同的約束力,招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)委托合同中約定違約條款,并約定合同雙方之任何一方如未履行或未完全履行本合同規(guī)定的義務(wù)而造成損失或不良后果,違約方應(yīng)承擔(dān)由此造成的一切責(zé)任和后果,并賠償對方的直接損失。
四、結(jié)語
在委托招標(biāo)的模式下,招標(biāo)人與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)簽訂招標(biāo)委托合同是《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》的法定要求。雙方都應(yīng)當(dāng)充分理解招標(biāo)委托合同的重要性,加強(qiáng)合同訂立管理和合同要素管理,確保招標(biāo)委托合同的合法性和完整性,從而有效地控制招標(biāo)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn),保證招標(biāo)工作的順利完成和招標(biāo)項(xiàng)目的目的實(shí)現(xiàn)。
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