交通工程監(jiān)理資料的有效管理
在交通工程資料文件中監(jiān)理資料無疑是其中重要的構(gòu)成部分,監(jiān)理資料的最大作用是還原交通建設(shè)項目的施工建設(shè)過程,但是,實際工程中的監(jiān)理資料存在一些問題。論文從監(jiān)理資料中存在的問題為出發(fā)點,通過監(jiān)理過程中的原則、制度完善性建設(shè)、監(jiān)理資料的意義、日常管理工作、員工培訓幾個方面簡要探討了交通工程監(jiān)理資料的有效管理。
交通工程監(jiān)理資料是交通工程資料文件檔案的重要內(nèi)容。一份完整有效、邏輯嚴密的監(jiān)理資料能全面客觀地重現(xiàn)交通工程項目的施工過程。而實際工程中的監(jiān)理資料問題重重,難以達到竣工資料檔案驗收的要求。我國交通工程建設(shè)中的工程監(jiān)理制度已經(jīng)歷了20多年的發(fā)展,雖然積累了一定的經(jīng)驗,但在具體的工作中依然存在很多問題。
1、監(jiān)理資料尚存的問題
1)監(jiān)理與施工單位協(xié)商時沒有參考資料報審事宜。監(jiān)理單位和施工單位協(xié)商結(jié)果上的差異,為報審工作不按規(guī)定開展的現(xiàn)象提供了滋長空間。另外,監(jiān)理部門在催促報審時缺乏主動性,使監(jiān)理內(nèi)業(yè)的開展工作必然受到嚴重的影響。2)輕視監(jiān)理資料交接管理,用內(nèi)業(yè)資料應付平時檢查。保障工程建設(shè)質(zhì)量、安全和進度就是監(jiān)理工作的全部內(nèi)容,這樣類似的想法在監(jiān)理工作人員中普遍存在。除此以外,很多監(jiān)理資料管理制度的局限性較大,造成了資料和資料管理制度的不完善。每個工程的監(jiān)理方式都有一定的差異,加之沒有形成統(tǒng)一的管理思維,使困難重重的監(jiān)理資料管理工作雪上加霜。3)工作人員業(yè)務素質(zhì)不達標。由于監(jiān)理人員的能力參差不齊,工作技能有待提高,在對內(nèi)業(yè)資料進行管理的過程中,過分參照刻板的形式,造成了監(jiān)理資料價值的流失。4)在監(jiān)理資料交接工作中疏忽大意。很多監(jiān)理人員對資料的交接過程重視不夠,一些監(jiān)理部門沒有安置專職資料員的崗位,導致實際工作中,監(jiān)理資料的缺失和重復現(xiàn)象比比皆是。
2、監(jiān)理資料管理應遵循的原則
1)同步及時性。切忌先施工后補資料,在施工過程中要同步完成對監(jiān)理資料的整理。另外,實際的施工順序也要保障其邏輯的連貫性。2)真實性和完整性。完整性和真實性是工程項目中所有資料最基礎(chǔ)的要求,完整的監(jiān)理資料可以不失客觀性地還原整個施工過程。對監(jiān)理的現(xiàn)場情況和施工單位報送的數(shù)據(jù)要如實地反映,這樣才能幫助監(jiān)理人員精準地發(fā)現(xiàn)問題,并采取正確的處理措施。
3、資料管理制度的完善建設(shè)策略
1)監(jiān)理的管理細則。根據(jù)工程的特點將資料管理內(nèi)容進一步細分,制定管理細則,更透徹地反映規(guī)范、依據(jù)以及管理人員的職責。2)資料的文件編碼。會議紀要和監(jiān)理通知這樣的日常工作資料都要具體到每份文件的編號。在多標段工程中,文件編碼細致到了每一個標段,如果在編排編碼上缺乏合理性,勢必給管理工作造成較大的影響。3)資料的分類建檔和格式統(tǒng)一。為了便于查找資料,和監(jiān)理過程關(guān)聯(lián)的資料都要進行分類并建檔。建檔的資料大致上可以分為會議資料、監(jiān)理發(fā)文等13項資料。為了保證監(jiān)理資料的真實性和完整性,應采用統(tǒng)一的格式,通過對資料的編號和歸檔,全程將工程施工過程的內(nèi)容全部記錄下來。
4、監(jiān)理資料的意義
1)是保障監(jiān)理工作服務質(zhì)量的基礎(chǔ)。不同于形象的工程項目,監(jiān)理屬于一種無形的管理工作,正因為如此,監(jiān)理工作的展開需要一個可供參考的實體。而監(jiān)理資料濃縮了監(jiān)理工作和監(jiān)理服務,成為監(jiān)理工作展開的依據(jù),同時監(jiān)理資料作為項目建設(shè)單位的檢查對象,其接受檢查的內(nèi)容包括檢查監(jiān)理服務是否符合合同。監(jiān)理資料可以對交通工程按照事前、事中、事后的順序記錄工程項目的實施工作,從另一個角度反映服務質(zhì)量。2)是研究交通工程項目建設(shè)的基礎(chǔ)。交通建設(shè)項目過程的實施少不了監(jiān)理環(huán)節(jié),卓有成效的溝通使建設(shè)各方的利益訴求保持了較高的協(xié)調(diào)性。并且還原交通建設(shè)項目的施工過程需要借鑒的依據(jù)便是一份完善性、真實性、邏輯性兼具的監(jiān)理資料。3)是監(jiān)理工作中自我價值的完整體現(xiàn)。監(jiān)理工作的性質(zhì)屬于無形的智力服務,通過實體資料方可體現(xiàn)其中的價值。同時,監(jiān)理工作由于關(guān)系工程質(zhì)量安全、廉政、環(huán)保等多個問題,屬于高危行業(yè)。相關(guān)問題如若發(fā)生,監(jiān)理單位必然會被有關(guān)單位譴責,因此,可以從中看出監(jiān)理職責履行與否是至關(guān)重要的。
5、從日常管理入手開展監(jiān)理工作
1)及時歸檔監(jiān)理資料。對于內(nèi)部流轉(zhuǎn)流程,應建立系統(tǒng)的管理途徑,保證資料都歸檔存底,監(jiān)理部門尤其要對重要資料的歸檔格外注意。2)監(jiān)理資料崗位職能劃分。在監(jiān)理資料的不同工作環(huán)節(jié)上,例如,收集、整理、歸檔都需要做到定崗定人,合理分工。3)日常管理要遵循的原則。對監(jiān)理資料進行日常管理的工作中,一定不能隨意更改資料分類的類別,監(jiān)理資料應按時間先后排序整理,并按照順序進行裝訂。存檔的監(jiān)理資料必須都是原件,并且要根據(jù)項目的文件資料及時錄入到數(shù)據(jù)庫里。
6、強化工作人員的培訓
1)鞏固監(jiān)理業(yè)務的培訓。為了創(chuàng)造業(yè)務學習的氛圍,應定期邀請綜合素質(zhì)高的監(jiān)理工程師或者檔案技術(shù)專業(yè)、工程技術(shù)專業(yè)和監(jiān)理工作相關(guān)專業(yè)的專家向綜合素質(zhì)有待提高的員工進行業(yè)務培訓,進一步提升監(jiān)理工作人員的業(yè)務水平。2)務必在崗前展開監(jiān)理人員的培訓,鞏固團隊凝聚力。對監(jiān)理人員進行崗前培訓不只是因為需要工作人員具備相關(guān)的知識技能、明確自我職責、達到上崗條件,也需要對崗前人員的團隊合作意識進行培養(yǎng)。監(jiān)理工作從來都不是“一人挑大梁”,更重要的是發(fā)揮團隊的凝聚力。因為每項監(jiān)理工作都環(huán)環(huán)相扣,有著緊密的聯(lián)系,任何一項監(jiān)理環(huán)節(jié)的小疏忽都可能對其他的監(jiān)理環(huán)節(jié)造成蝴蝶效應似的影響,這無疑為團隊協(xié)作能力提出了更高的要求。
加強監(jiān)理資料的管理無論從何種角度思考,對整個監(jiān)理工作的推進都起到了至關(guān)重要的作用。因此,需要先明確監(jiān)理資料的管理過程中還存在哪些問題,再從監(jiān)理過程中的原則、制度的完善性建設(shè)、監(jiān)理資料的意義、日常管理工作、員工培訓這幾個方面加強相關(guān)工作。
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